Visselblåsarpolicy

Att visselblåsa betyder att väcka ledningens uppmärksamhet gällande oegentligheter såsom lagbrott, oetisk verksamhet eller andra allvarliga förhållanden inom Lindströms-gruppen. 

Syfte med visselblåsarsystemet
Lindströms Bil är ett värderingsstyrt företag som eftersträvar ett öppet företagsklimat, hög affärsetik, välmående medarbetare och nöjda kunder.  

Vi har en förväntan på varje medarbetare att följa gällande lagar, våra policys och arbetssätt och agera etiskt korrekt för en öppen, sund och hållbar företagskultur. Om någon uppmärksammar att vi inte lever upp till de riktlinjer som är uppsatta inom Lindströms-gruppen skall det vara fritt att kunna berätta om sina misstankar utan rädsla för repressalier. 

I sann Kaizen-anda vill vi ständigt förbättra vår verksamhet och en av vägarna är visselblåsarkanalen. Våra medarbetare, kunder, leverantörer och andra samarbetspartners är viktiga källor till insikt om eventuella brister hos oss och genom visselblåsarfunktionen kan vi få reda på oegentligheter, utreda dessa och agera snabbt. 

Den som vill rapportera ett ärende kan göra det anonymt. För att skydda uppgiftslämnare finns visselblåsarlagstiftningen, denna visselblåsarpolicy och visselblåsarkanalen. 

Denna policy ger information om hur visselblåsning går till inom Lindströms-gruppen.  

Vad kan rapporteras?
En anmälan via visselblåsarkanalen ska gälla i ett arbetsrelaterat sammanhang och grunda sig i konkreta misstankar. Det ska ha allvarlig omfattning och vara av allmänintresse. Ärenden som bryter mot lagen eller inte faller inom våra värderingar eller etiska principer kan till exempel vara men ska inte begränsade till: 

• Finansiella oegentligheter såsom mutor, bedrägerier, bestickning, stöld, förfalskning och bokföringsbrott  
• Missbruk av befogenheter  

• Missförhållanden som rör människors hälsa, säkerhet och integritet gällande arbetsmiljö, produktsäkerhet, allvarlig diskriminering och trakasserier 
• Miljöbrott som ger omfattande skada på natur och omgivning 

När skall man inte visselblåsa? 

Ärenden som till exempel tvister, ledningens arbete, personalärenden, reklamationer, missnöje med lön, regler om sjukskrivning faller inte under visselblåsning och ska därför inte rapporteras i visselblåsarkanalen.  

Om ditt visselblåsarärende bedöms falla utanför ramen för visselblåsning kommer du få meddelande om det i visselblåsarkanalen. Ärendet tas då inte vidare utan du behöver agera och ta problemet vidare internt med närmaste chef, medlem av ledningsgrupp, HR-avdelningen eller vid behov ett fackligt ombud.  

Vem kan rapportera?
Visselblåsarkanalen kan användas av alla anställda inom Lindströms-gruppen. Leverantörer, tidigare anställda och även andra intressenter kan nyttja visselblåsarkanalen. Gängse kundärenden ska skötas med aktuell affärskontakt.  

Rapportera visselblåsarärende
Ärenden registreras på en digital plattform som tillhandahålls av Whistlelink. Visselblåsarkanalen är krypterad och lösenordskyddad vilket innebär att informationen är säker och endast kan ses av dem som är involverade i ärendet.

Du kan väja om du vill vara anonym eller öppen med din identitet när du gör en anmälan. Väljer du att vara anonym är det viktigt att du själv följer processen och håller fortsatt dialog via visselblåsarkanalen. 

• Utveckla din anmälan noggrant och bifoga allt som kan ha relevans för ditt ärende 
• Det är viktigt att du beskriver all fakta i ärendet, även små detaljer kan ha betydelse för helheten 
• Du behöver inte ha bevis för din misstanke men rapport får inte göras med falska uppgifter eller skadligt uppsåt 

• Vill du ha ett personligt möte meddelar du det vid rapportering 
• Notera ärendenummer och kod för att logga in och följa ditt ärende 

Rapportera här: https://lindstrombil.whistlelink.com/

Vem tar emot anmälan?
Alla rapporter tas emot och hanteras av antingen HR-ansvarig eller vice VD. Om ditt ärende berör en av de mottagande parterna hanteras ditt ärende av den andra parten. Vid behov tas hjälp av externa aktörer för en opartisk bedömning och utredning.  

Om du rapporterar anonymt kan du välja att vara fortsatt anonym även för externa utredare. 

Sekretess och tystnadsplikt enligt visselblåsarlagen gäller för personer som hanterar ärenden. 

Följ ditt ärende
All information och fortlöpande process ser du via visselblåsarkanalen. Det är viktigt att du noterar både ärendenummer och kod som du får vid rapportering, då båda krävs för inloggning. 

• Ärendenummer 
• Kod 

Inom en vecka efter din anmälan kan du logga in i visselblåsarkanalen för att se och svara på eventuella följdfrågor och kommentarer. Logga in regelbundet för en snabb och effektiv hantering och process. 

Senast inom tre månader fattas beslut om agerande i ärendet. 

Personuppgifter och anonymitet
Rättigheter för personer som förekommer i visselblåsarärenden skyddas enligt gällande dataskydds- och visselblåsarlagstiftning. Personliga data som ingår i ärendehanteringen och utredningsdokumentation kommer att raderas efter avslutad utredning, med undantag för de fall där gällande lagar anger att personliga data måste sparas. 

I de fall polis eller andra offentliga myndigheter blir involverade kan utlämnande av de uppgifter som finns att tillgå bli nödvändiga. I övrigt hänvisar vi till Lindströms Bils integritetspolicy.  

Missbruk
Det är viktigt att alla som larmar verkligen misstänker att allvarligt missförhållande föreligger. Du behöver inte ha bevis för din misstanke men anklagelser får inte göras med skadligt uppsåt eller falsk information. Anmälningar får inte grunda sig på rykten eller hörsägen. Vi ser allvarligt på medvetet falska eller illvilliga anklagelser som skadar andra människor.  

Extern rapportering av visselblåsarärenden
Oegentligheter kan också anmälas externt till en behörig myndighet som kan ta emot, ge återkoppling om och följa upp visselblåsarärenden och om så är tillämpligt ta vidare till EU:s institutioner, organ eller myndigheter. Vidare information finns här: https://www.whistlelink.com/external-reporting-whistleblowing/ 

Vill du veta mer
Ta kontakt med Lindströms Bils HR-ansvarig för frågor. HR-ansvarig är ansvarig för denna policy.